Текстовые нормы делового стиля

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, соста­вить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что со­держание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Начало наших затруднений отно­сится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане — мыслительное — лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, про­делываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь свя­занным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, преж­де всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сло­жившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплати­ли, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишу­щего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость зна­ния формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А вы­брав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму докумен­та.

Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-компози­ционная схема — их взаимосвязь, последовательность и располо­жение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем са­мым и его форма, возникает проблема языкового наполнения до­кумента. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализа­ции деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация —> жанр документа —> форма документа —> языковое наполнение до­кумента.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее рас­пространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них — заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресан­та (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

Например:

Начальнику отдела доставки

почтового отделения 675000

Иванову И. И.

Петрова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

ул. Чайковского,

дом 76, кв. 000, телефон

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 7214 на 2-е полугодие 2007 года.